Quick Access Toolbar là thanh công cụ truy cập nhanh trong Microsoft Word, cho phép người dùng đặt những lệnh thường xuyên sử dụng tại một vị trí thuận tiện mà không cần chuyển qua nhiều tab trên thanh Ribbon.
Ví dụ, nếu thường xuyên sử dụng Save As, Print Preview and Print, Quick Print hoặc Undo, bạn có thể đưa những lệnh này vào Quick Access Toolbar để truy cập nhanh hơn trong quá trình soạn thảo.
Bài viết hướng dẫn cách thêm, xóa, sắp xếp và khôi phục Quick Access Toolbar trong Word 2016, 2019, 2021, 2024 và Microsoft 365 trên Windows. Những ảnh minh họa từ Word 2010 trong bài gốc vẫn được giữ lại để người dùng phiên bản cũ có thể tham khảo.
Mở Word → File → Options → Quick Access Toolbar → chọn lệnh → Add → OK.
- Quick Access Toolbar là gì?
- Cách 1: Tùy chỉnh bằng Word Options
- Cách 2: Tùy chỉnh trực tiếp trên thanh công cụ
- Thêm lệnh bằng chuột phải
- Những lệnh nên thêm vào Quick Access Toolbar
- Cách xóa và sắp xếp các lệnh
- Cách hiện lại Quick Access Toolbar khi bị mất
- Di chuyển thanh công cụ lên trên hoặc xuống dưới Ribbon
- Khôi phục và sao lưu cấu hình
- Câu hỏi thường gặp
1. Quick Access Toolbar trong Word là gì?
Quick Access Toolbar, thường được viết tắt là QAT, là thanh công cụ có thể tùy chỉnh để chứa những lệnh bạn muốn truy cập nhanh.
Khác với thanh Ribbon được chia thành các tab như Home, Insert, Layout và Review, Quick Access Toolbar có thể duy trì các nút lệnh ngay cả khi bạn chuyển giữa các tab.
Ví dụ, bạn đang chỉnh sửa một tài liệu trong tab Layout nhưng muốn lưu tài liệu ngay. Nếu đã thêm lệnh Save vào Quick Access Toolbar, bạn có thể chọn trực tiếp biểu tượng tương ứng.
Tùy phiên bản và thiết lập, thanh công cụ có thể xuất hiện phía trên hoặc phía dưới Ribbon. Một số phiên bản Microsoft 365 cũng cho phép ẩn thanh này.
- Truy cập nhanh những lệnh thường dùng.
- Giảm số lần chuyển giữa các tab.
- Tùy chỉnh thanh công cụ theo công việc cá nhân.
- Sắp xếp các lệnh theo thứ tự mong muốn.
- Giữ giao diện làm việc gọn gàng hơn khi chỉ chọn những lệnh thực sự cần thiết.
2. Cách 1: Tùy chỉnh Quick Access Toolbar bằng Word Options
Đây là cách phù hợp khi bạn muốn thêm nhiều lệnh hoặc tìm những lệnh không có sẵn trong danh sách truy cập nhanh.
Bước 1: Mở Word Options
Khởi động Microsoft Word và chọn:
Bước 2: Chọn Quick Access Toolbar
Trong cửa sổ Word Options, chọn mục Quick Access Toolbar.
Giao diện tùy chỉnh thường gồm hai danh sách:
- Choose commands from: danh sách các lệnh có thể thêm.
- Customize Quick Access Toolbar: danh sách các lệnh đang được đặt trên thanh công cụ.
Hình 1. Mở phần tùy chỉnh Quick Access Toolbar trong Word Options. Ảnh từ Word 2010.
Bước 3: Chọn lệnh muốn thêm
Tại mục Choose commands from, bạn có thể chọn nhóm lệnh phù hợp.
Một số lựa chọn thường gặp:
- Popular Commands: các lệnh phổ biến.
- All Commands: danh sách lệnh rộng hơn.
- Commands Not in the Ribbon: những lệnh không xuất hiện trực tiếp trên Ribbon.
Nếu không tìm thấy lệnh cần sử dụng trong Popular Commands, hãy thử chuyển sang All Commands.
Bước 4: Nhấn Add
Chọn lệnh mong muốn trong danh sách bên trái, sau đó nhấn:
Lệnh vừa chọn sẽ được chuyển sang danh sách Customize Quick Access Toolbar ở bên phải.
Bước 5: Sắp xếp vị trí và lưu
Chọn một lệnh trong danh sách bên phải rồi sử dụng các nút mũi tên lên hoặc xuống để thay đổi thứ tự.
Sau khi hoàn tất, nhấn OK để áp dụng.
3. Cách 2: Tùy chỉnh trực tiếp trên Quick Access Toolbar
Ngoài Word Options, bạn có thể sử dụng menu tùy chỉnh ngay trên Quick Access Toolbar.
Thực hiện như sau:
- Tìm biểu tượng tùy chỉnh Quick Access Toolbar, thường có hình mũi tên nhỏ.
- Nhấp vào biểu tượng để mở danh sách lệnh.
- Chọn những lệnh có sẵn mà bạn muốn hiển thị.
- Nếu cần thêm lệnh khác, chọn More Commands.
Hình 2. Mở menu tùy chỉnh và chọn More Commands.
Sau khi chọn More Commands, Word mở cửa sổ tùy chỉnh tương tự cách 1.
Bạn có thể thêm, xóa hoặc thay đổi thứ tự các lệnh theo nhu cầu.
4. Cách thêm nhanh một lệnh bằng chuột phải
Nếu lệnh bạn muốn thêm đã xuất hiện trên Ribbon, có một cách nhanh hơn việc mở Word Options.
- Mở tab chứa lệnh cần sử dụng.
- Nhấp chuột phải vào lệnh.
- Chọn Add to Quick Access Toolbar.
Ví dụ, bạn có thể nhấp chuột phải vào một lệnh thường dùng trên Ribbon và thêm trực tiếp vào Quick Access Toolbar.
Nếu chỉ cần thêm một lệnh đang có trên Ribbon, hãy thử chuột phải → Add to Quick Access Toolbar trước khi tìm trong Word Options.
5. Những lệnh nên thêm vào Quick Access Toolbar
Không cần đưa quá nhiều lệnh lên thanh công cụ. Bạn nên chọn những chức năng sử dụng thường xuyên và sắp xếp theo quy trình làm việc.
| Lệnh | Công dụng |
|---|---|
| Save | Lưu tài liệu đang chỉnh sửa. |
| Save As | Lưu tài liệu thành bản khác hoặc chọn định dạng phù hợp. |
| Undo | Hoàn tác thao tác vừa thực hiện. |
| Redo | Thực hiện lại thao tác đã hoàn tác khi khả dụng. |
| Print Preview and Print | Kiểm tra tài liệu trước khi in. |
| Quick Print | Gửi tài liệu đến máy in mặc định theo thiết lập hiện có. |
| Shapes | Chèn các hình dạng vào tài liệu. |
Quick Print có thể gửi tài liệu đến máy in mà không mở đầy đủ màn hình xem trước. Nếu cần kiểm tra khổ giấy, lề, số trang hoặc máy in, hãy dùng Print Preview and Print.
6. Cách xóa và sắp xếp các lệnh trên Quick Access Toolbar
Xóa một lệnh không còn sử dụng
Nếu thanh công cụ có quá nhiều biểu tượng, bạn có thể xóa bớt những lệnh không cần thiết.
Cách nhanh:
Thao tác này chỉ xóa nút khỏi thanh truy cập nhanh, không xóa chức năng tương ứng khỏi Microsoft Word.
Thay đổi thứ tự các lệnh
Để sắp xếp lại:
- Mở File → Options → Quick Access Toolbar.
- Chọn lệnh trong danh sách bên phải.
- Nhấn mũi tên lên hoặc xuống.
- Chọn OK.
Bạn có thể đặt Save, Undo và Redo ở gần nhau, sau đó đến các lệnh in hoặc chèn nội dung.
7. Cách hiện lại Quick Access Toolbar khi bị mất
Nếu không tìm thấy Quick Access Toolbar trong Word Microsoft 365, thanh công cụ có thể đang bị ẩn.
Bạn có thể nhấp chuột phải vào vùng Ribbon và chọn:
Nếu muốn ẩn thanh công cụ, sử dụng tùy chọn Hide Quick Access Toolbar khi có sẵn.
Tên và vị trí tùy chọn có thể khác đôi chút tùy phiên bản Word.
8. Di chuyển Quick Access Toolbar lên trên hoặc xuống dưới Ribbon
Microsoft Word cho phép đặt Quick Access Toolbar tại hai vị trí:
- Phía trên Ribbon.
- Phía dưới Ribbon.
Để thay đổi, mở menu Customize Quick Access Toolbar và chọn:
hoặc
Show Below the RibbonĐặt thanh công cụ bên dưới Ribbon có thể giúp bạn tiếp cận các lệnh gần vùng soạn thảo hơn, nhưng cũng chiếm thêm một phần không gian làm việc.
9. Cách khôi phục và sao lưu cấu hình Quick Access Toolbar
Khôi phục thiết lập mặc định
Nếu đã tùy chỉnh quá nhiều và muốn trở về thiết lập ban đầu, bạn có thể đặt lại thanh công cụ.
Thực hiện:
- Mở File → Options → Quick Access Toolbar.
- Chọn Reset.
- Chọn Reset only Quick Access Toolbar.
- Xác nhận nếu Word yêu cầu.
Cách này giúp đặt lại riêng Quick Access Toolbar mà không chủ động đặt lại toàn bộ tùy chỉnh Ribbon.
Xuất cấu hình để sao lưu
Nếu đã thiết lập một thanh công cụ phù hợp với công việc, bạn có thể xuất cấu hình để lưu trữ hoặc sử dụng trên máy tính khác.
Trong Word trên Windows, vào:
Tùy chọn này xuất các tùy chỉnh Ribbon và Quick Access Toolbar.
Khi nhập tệp tùy chỉnh vào Word, các tùy chỉnh Ribbon và Quick Access Toolbar hiện có có thể bị thay thế. Hãy xuất bản cấu hình đang dùng trước khi nhập cấu hình khác.
Hình 3. Quick Access Toolbar sau khi thêm các lệnh thường dùng. Ảnh minh họa từ bài viết gốc.
10. Câu hỏi thường gặp
Quick Access Toolbar có tác dụng gì?
Thanh công cụ này giúp truy cập nhanh những lệnh thường dùng mà không cần chuyển đến tab Ribbon chứa lệnh.
Word Microsoft 365 có Quick Access Toolbar không?
Có. Bạn có thể hiển thị, ẩn, thêm lệnh và tùy chỉnh Quick Access Toolbar trên Word Microsoft 365 dành cho máy tính.
Word 2024 có tùy chỉnh Quick Access Toolbar được không?
Có. Word 2024 dành cho Windows hỗ trợ tùy chỉnh Quick Access Toolbar.
Tại sao không thấy thanh Quick Access Toolbar?
Thanh công cụ có thể đang bị ẩn. Hãy nhấp chuột phải vào vùng Ribbon và kiểm tra tùy chọn Show Quick Access Toolbar.
Có thể thêm lệnh không xuất hiện trên Ribbon không?
Có. Mở More Commands và kiểm tra danh sách Commands Not in the Ribbon hoặc All Commands.
Có thể thêm bao nhiêu lệnh vào Quick Access Toolbar?
Bạn có thể thêm nhiều lệnh, nhưng nên ưu tiên những lệnh thực sự cần thiết. Thanh công cụ quá dài sẽ khó quan sát và chiếm không gian giao diện.
Xóa lệnh khỏi Quick Access Toolbar có làm mất chức năng trong Word không?
Không. Việc xóa chỉ loại bỏ nút truy cập nhanh khỏi thanh công cụ.
Tùy chỉnh Quick Access Toolbar trong Word có tự áp dụng cho Excel không?
Không nên mặc định như vậy. Các ứng dụng Office có hệ thống tùy chỉnh riêng; bạn cần kiểm tra và thiết lập Quick Access Toolbar trong Excel nếu muốn sử dụng các lệnh tương tự.
Kết luận
Quick Access Toolbar là một công cụ nhỏ nhưng hữu ích khi bạn thường xuyên làm việc với Microsoft Word.
Bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ theo hai cách chính:
File → Options → Quick Access Toolbar.
Cách 2:Customize Quick Access Toolbar → More Commands.
Nếu chỉ muốn thêm nhanh một lệnh đang xuất hiện trên Ribbon, hãy nhấp chuột phải vào lệnh và chọn Add to Quick Access Toolbar.
Hãy bắt đầu bằng một số lệnh thường dùng như Save, Undo, Redo và Print Preview and Print. Sau đó, bổ sung hoặc loại bỏ các lệnh theo thói quen làm việc của bạn.
Cách chỉnh font chữ và cỡ chữ mặc định trong Word
Cách hiện lại thanh thước Ruler trong Word
Tài liệu tham khảo
1. Microsoft Support. Customize the Quick Access Toolbar .
2. Microsoft Support. Add commands to the Quick Access Toolbar .
3. Microsoft Support. Move the Quick Access Toolbar .
No comments:
Post a Comment